Danial Abdalla
Blogger to be
لماذا تفشل محاولاتك في إدارة الوقت؟ ولماذا جواب " لا أملك وقتاً" يلاحقك من دوماً؟ أين ذهب كل الوقت؟ وكم من الطرق والوسائل ومقاطع اليوتيوب جربت حتى الآن ومع ذلك تجد نفسك انسحبت وبدأت بصرف الوقت بلا أي عائد منه! إليك عدة خرافات من المحتمل أنك وقعت فيها أثناء محاولات تنظيم الوقت في حياتك.
نقاط المحتوى:
- أسطورة تعدد المهام
- فخ الجدول المزدحم
- متاهة قائمة المهام
- وهم أدوات إدارة الوقت
- الانشغال يساوي الإنتاجية؟
خاتمة
أسطورة تعدد المهام
من أكثر الأساطير انتشارًا في إدارة الوقت هو الاعتقاد بأن تعدد المهام مرادف للإنتاجية. إن جاذبية القيام بالمزيد من الأشياء في وقت أقل أمر ٌمغرٍ، لكن الأبحاث تشير إلى أن أدمغتنا ليست مهيأة للتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد بكفاءة عالية.
تقول الأبحاث التي أجرتها جمعية علم النفس الأمريكية تبيّن أن تعدد المهام يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية بنسبة 40%، وزيادة التوتر، وانخفاض معدل الذكاء بنسبة 10%. لأن محاولة التوفيق بين عدّة مهام معاً يؤدي إلى فقدان التركيز وبالتالي الوقت المطلوب لإنجاز المهمة يصبح أطول
الحل: القيام بمهمة رئيسية واحدة في الوقت الواحد، والابتعاد عن عوامل التشتيت، قد يكون استعمال تقنية "بومودورو" ملائمة لمن يتشتت بسهولة حيث تقوم بالتركيز على مهمة واحدة مدة 25 دقيقة مع فترة راحة سريعة. لكن تذكّر ترتيب الأولويات أهم من تعدد المهام في إدارة الوقت.
فخ الجدول المزدحم
من المفاهيم الخاطئة الشائعة الاعتقاد بأن جدول الأعمال الزمني المزدحم معناه إدارة أفضل للمهام، لكنك قد تقع في فخ الإفراط في الالتزام وعدم أخذ أوقات الراحة الضرورية لاستجماع طاقتك والقدرة على الاستمرار، حتّى عضلة القلب تتوقف لتأخذ استراحة في كل نبضة.
الإفراط في متابعة المواعيد المتلاصقة وتزاحم المهام في جدولك الزمني يؤدي إلى شعور بالضغط المستمر والخوف من المواعيد النهائية الذي قد يشل قدرتك على التفكير والإنجاز باحترافية عالية.
الحل: الاستراتيجية الجيدة تكون عبر ترك أوقات راحة وأوقات فراغ للأمور الطارئة، تكون بالغة الأهمية للحفاظ على الإنتاجية و حتى لضمان صحة عقلية جيدة على المدى الطويل وتجنب الانهيارات العصبية والتوتر.
متاهة قائمة المهام
غالباً ما يكون تنظيم العمل ومعرفة ما يجب فعله هو نصف العمل، ولهذا نجد أن قوائم المهام من أكثر الطرق استخداماً لترتيب ما علينا فعله في يومنا وفي أعمالنا.
لكن المشكلة تحدث عندما نعلق في متاهة من المهام التي كتبناها بدون تحديد مسبق لأولوية العمل المطلوب إنجازه أو بدون تقدير واقعي للوقت الذي يستغرقه تنفيذ هذا العمل، فتصبح القوائم الطويلة مربكة و تصيبك بالشلل، أو أنك تقضي طيلة النهار في العمل على مجموعة من المهام الثانوية ولم تجد الوقت لإنجاز الأكثر أهمية، فيكون يومك ضاع سدىً.
الحل: لتجنب هذه المتاهة، قسم المهام لقطع صغيرة، و أعط الأولوية وفق تحديد مسبق لما يجب إنجازه و لمقدار الزمن المطلوب له. استخدم أطر عمل من مثل Eisenhower Matrix حيث يتم تصنيف المهام حسب درجة الإلحاح والأهمية، للتأكد من أنك تركز على الأشياء الصحيحة أولاً.
إطار عمل إيزنهاور لتحديد الأولويات
وهم أدوات إدارة الوقت
صحيح أن الأدوات والوسائل التي تساعد على تنظيم الوقت ضرورية من أجل أفضل النتائج، لكن بدون التطبيق المناسب لها قد تتحول إلى عقبة إضافية تحول بينك وبين المهمة التي تريد إنجازها.
معظم الأدوات مثلاً تكون عبارة عن مواقع إلكترونية أو تطبيقات جوال، الأمر الذي يعني أن إغراء الإشعارات و تفقد مواقع التواصل الاجتماعي من شأنه أن يفقدك تركيز ويأكل وقتك الثمين.
كما أنك لا تريد أداة تحتاجه وقت طويل لتعلمها وتكون معقدة وصعبة الاستخدام، مما يزيد حجم الضغط عليك.
لكن ما العمل؟ الحل يكون عبر استخدام واعي للتكنولوجيا، أغلق الإشعارات من الجوال، وجدول أوقات خاصة لتفقد البريد الإلكتروني، والأهم لا تعقد الأمور، لا حاجة ل 10 تطبيقات لأداء مهمة يمكن لورقة بيضاء أن تقوم بها.
الانشغال يساوي الإنتاجية؟
لتتجنب هدر الوقت ليس عليك فقط أن تقوم بعمل ما في أوقات العمل المخصصة، لكن عليك أيضاً أن تتأكد من أن عملك هذا منتج وذو أهمية، يمكنك بسهولة الانشغال في أعمال عديدة تظن أنك تستثمر فيها وقتك لتجد أنك لم تنجز أي شيء ذو معنى..
هذا الخلط بين النشاط المستمر غير الواعي والنشاط الذي يحقق تقدم ما يؤدي إلى حالة من الإرهاق ومن ثم الشعور بالعبث وأن جهدك لا فائدة منه.
الحل: تعلّم أن تقول "لا"، ارفض المهام التي تعلم أنها لن تؤدي إلى نتيجة. وكن قاسياً في ترتيب الأولويات ولا تسمح للأمور الثانوية أن تعطلك وتحيد بك عمّا يجب إتمامه من أعمال.
خلاصة
إدارة الوقت لا تعني وضع عدد ضخم من المهام في يوم واحد، بل هي طريقة ترتيب الأولويات وفهم طبيعة ما عليك فعله، و تنفيذها بالطريقة التي تصل بك إلى تحقيق أهدافك، فكّر بما هو الأنسب لك دائماً لتتجنب هدر الوقت ولا تقع في الخرافات التي قد تسمعها من رييل على الإنستغرام، فليس كل ما تراه حقيقياً، والأهم أن ما نجح مع غيرك قد لا ينجح معك.
و إذا أعجبك المقال وكنت من المهتمين بالإنتاجية والتحفيز ومهارات العمل المختلفة ـ قم بزيارة موقعنا هنا. ولا تنس أن تقوم من اليوم بالبحث عن أبسط وأفضل طريقة تعزز فيها من إنتاجيتك و إدارتك لوقتك. ولا تقع في الأوهام.